Przejdź do zawartości

Regulamin Konferencji Samorządowej

„Biegiem po rozwój” – Zakopane, 22-23 października 2026

§1. ORGANIZATOR

FUNDACJA AKTYWNY POLAK, z siedzibą w Bydgoszczy (85-088) przy ul. Marii Curie-Skłodowskiej 50 lok. 177, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001021357, NIP 554-301-10-45, w dalszej części zwana „Współorganizatorem 1”,

AIR SPORT Sp. z o.o., z siedzibą w Międzyzdrojach (72-500) przy ul. Ustronie Leśne 29, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0000743310, NIP 986-024-97-03, w dalszej części zwana „Współorganizatorem 2”,

HONEST MEDIA Sp. z o.o., z siedzibą w Przewozie Brodnicy Górnej (83-324) przy ul. Plażowej 12, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001088753, NIP 589-208-93-30, w dalszej części zwana „Współorganizatorem 3”,

łącznie dalej zwani „Organizatorami”.

§2. MIEJSCE I TERMIN

Miejsce: Obiekty Centralnego Ośrodka Sportu – Ośrodka Przygotowań Olimpijskich (COS-OPO) w Zakopanem.

Termin: 22-23 października 2026 roku.

Konferencja Samorządowa stanowi część wydarzenia „Biegowe 360 stopni” (22-25 października 2026 roku).

§3. ZAŁOŻENIA ORGANIZACYJNE

1. W ramach Konferencji Samorządowej odbywać się będą wykłady, panele dyskusyjne, debaty oraz prezentacje studiów przypadku dotyczące roli sportu i wydarzeń biegowych w strategii działań jednostek samorządu terytorialnego. Szczegółowy program dostępny jest na stronie wydarzenia.

2. Cele wydarzenia:

  • wymiana doświadczeń pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie organizacji wydarzeń sportowych,
  • upowszechnianie wiedzy o finansowaniu sportu, pozyskiwaniu partnerów i dotacji,
  • prezentacja wpływu wydarzeń sportowych na turystykę i lokalną gospodarkę,
  • promocja aktywności fizycznej jako narzędzia rozwoju społecznego,
  • budowanie sieci kontaktów pomiędzy samorządami, organizatorami wydarzeń i partnerami biznesowymi.

§4. UCZESTNICTWO

Uczestnikiem Konferencji Samorządowej może być osoba, która najpóźniej w dniu 22.10.2026 r. ukończy 18 lat, reprezentująca jednostkę samorządu terytorialnego, instytucję publiczną, organizację lub podmiot działający w obszarze sportu i rekreacji.

Warunki uczestnictwa:

  1. Zgłoszenie uczestnictwa odbywa się poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie wydarzenia. W zgłoszeniu należy podać: imię i nazwisko uczestnika, nazwę reprezentowanej jednostki samorządu terytorialnego lub instytucji, kontaktowy numer telefonu, adres e-mail oraz – jeżeli są już znane – dane niezbędne do wystawienia faktury.
  2. Liczba miejsc noclegowych wynosi 40 (decyduje kolejność zgłoszeń). Organizatorzy zastrzegają możliwość zwiększenia limitu.
  3. Organizatorzy potwierdzają przyjęcie zgłoszenia drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji.
  5. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia rejestracji i weryfikacji uczestników Konferencji.
  6. Wysłanie formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  7. Każdy Uczestnik, akceptując Regulamin, wyraża nieodpłatnie zgodę na utrwalanie swojego wizerunku oraz głosu podczas wydarzenia i na ich rozpowszechnianie w materiałach dotyczących Konferencji, w szczególności w relacjach z przebiegu wydarzenia, materiałach promocyjnych Organizatorów oraz sponsorów i partnerów, w mediach tradycyjnych, elektronicznych i społecznościowych, w celach informacyjnych, promocyjnych i marketingowych. Zgoda obejmuje wykorzystanie fotografii oraz nagrań wideo bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, a Uczestnikowi nie przysługuje z tego tytułu prawo do wynagrodzenia ani dodatkowej autoryzacji.
  8. Organizatorzy zobowiązują się do powiadomienia Uczestników o szczegółach organizacyjnych, w tym dotyczących ewentualnego zakwaterowania, najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem Konferencji.
  9. Organizatorzy mają prawo odmówić wstępu lub wyprosić z terenu Konferencji:
    • osoby znajdujące się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków,
    • osoby posiadające broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe; ocena przedmiotów i kwalifikowanie ich jako niebezpiecznych należy do obsługi wydarzenia,
    • osoby zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzający zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego.
    Obsługa może wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa oraz przeciwpożarowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  10. Jeżeli Uczestnik zdecyduje się wziąć udział w zajęciach praktycznych lub aktywnościach biegowych organizowanych w ramach wydarzenia „Biegowe 360 stopni”, czyni to z własnej woli i na własne ryzyko, mając świadomość, że aktywność fizyczna wiąże się z naturalnym ryzykiem wypadków i kontuzji. Organizatorzy nie zapewniają stałego zabezpieczenia medycznego podczas tych aktywności. Zaleca się rozważenie indywidualnego ubezpieczenia NNW na czas pobytu.

§5. ZGŁOSZENIE, PAKIETY I ROZLICZENIE UDZIAŁU

  1. Udział w Konferencji odbywa się na podstawie wybranego pakietu konferencyjnego. Aktualna lista pakietów wraz z cenami brutto dostępna jest na stronie wydarzenia.
  2. Uczestnik ma do wyboru dwie ścieżki zgłoszenia:
    • zakup pakietu z płatnością elektroniczną – opłata realizowana jest bezpośrednio przy składaniu zgłoszenia,
    • zgłoszenie udziału bez płatności online – zgłoszenie chęci uczestnictwa, po którym Organizatorzy kontaktują się w celu ustalenia pakietu i wystawienia faktury.
  3. W przypadku zgłoszenia bez płatności online rozliczenie następuje na podstawie faktury wystawionej przez Współorganizatora 1 na podmiot wskazany przez Uczestnika. Jeżeli w chwili zgłoszenia płatnik nie jest jeszcze ustalony, Uczestnik może pozostawić pole „dane do faktury” niewypełnione; Organizatorzy skontaktują się w tej sprawie przed wydarzeniem.
  4. Zakres świadczeń objętych każdym pakietem (w tym zakwaterowanie i wyżywienie) określony jest w opisie pakietu na stronie wydarzenia. Liczba miejsc noclegowych jest ograniczona.
  5. Istnieje możliwość wykupienia dodatkowego noclegu z 21 na 22 października w COS Zakopane wraz z wyżywieniem, zgodnie z cennikiem podanym na stronie wydarzenia.
  6. Rezygnację z udziału należy zgłosić drogą elektroniczną na adres kontakt@biegowe360.pl, najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji. W przypadku rezygnacji po tym terminie Organizatorzy zastrzegają prawo do obciążenia zgłaszającego kosztami faktycznie poniesionymi w związku z rezerwacją świadczeń.
  7. Brak zgłoszenia rezygnacji i nieobecność na Konferencji nie zwalnia z obowiązku pokrycia kosztów zamówionych świadczeń.

§6. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

  1. Uczestnicy Konferencji ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za wyrządzone przez siebie szkody.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody spowodowane przez osoby trzecie lub z winy poszkodowanego.
  3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody spowodowane siłą wyższą.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez dozoru właściciela na terenie wydarzenia (odzież, bagaż podręczny, inne przedmioty).
  5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki lub szkody powstałe podczas przerw kawowych i samodzielnego przygotowywania poczęstunku przez Uczestników. Ekspresy do kawy, czajniki oraz pozostały sprzęt cateringowy udostępnione na terenie konferencji są obsługiwane przez Uczestników we własnym zakresie i na własne ryzyko.

§7. MIEJSCE UDZIELANIA POMOCY MEDYCZNEJ

Pomoc medyczna udzielana jest zgodnie z zasadami obowiązującymi na terenie Centralnego Ośrodka Sportu – Ośrodka Przygotowań Olimpijskich w Zakopanem. W sytuacjach nagłych należy skorzystać z ogólnodostępnych numerów alarmowych oraz powiadomić obsługę wydarzenia.

§8. KLAUZULA INFORMACYJNA (RODO)

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) informujemy:

  1. Administratorzy danych. Współadministratorami danych osobowych Uczestników są Organizatorzy wskazani w §1 niniejszego Regulaminu. Punktem kontaktowym we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest Fundacja Aktywny Polak, adres e-mail: kontakt@biegowe360.pl.
  2. Cele i podstawy prawne przetwarzania:
    • organizacja, przeprowadzenie i obsługa Konferencji, w tym rejestracja i kontakt z Uczestnikiem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności niezbędne do wykonania umowy),
    • rozliczenie udziału, wystawienie faktury i wypełnienie obowiązków podatkowo-rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny),
    • utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku w materiałach z wydarzenia – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda),
    • ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratorów).
  3. Odbiorcy danych. Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym przy organizacji Konferencji: obiektowi udostępniającemu miejsce wydarzenia, dostawcom usług noclegowych i gastronomicznych, dostawcom usług informatycznych i hostingowych, biuru rachunkowemu oraz podmiotom świadczącym obsługę medialną, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.
  4. Okres przechowywania. Dane przetwarzane są przez czas organizacji i realizacji Konferencji, a następnie: do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, a w zakresie dokumentacji księgowej – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
  5. Prawa Uczestnika. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Uczestnikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  6. Dobrowolność podania danych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Konferencji. Podanie danych do faktury jest niezbędne wyłącznie w przypadku, gdy udział podlega rozliczeniu.
  7. Brak profilowania. Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Dane nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy.

§9. PRZEPISY KOŃCOWE

  1. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany programu Konferencji, w tym zmiany prelegentów i tematów wystąpień, z przyczyn od nich niezależnych.
  3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania Konferencji lub zmiany jej terminu z przyczyn niezależnych od Organizatorów. W takim przypadku Uczestnicy zostaną powiadomieni niezwłocznie drogą elektroniczną.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  5. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie wydarzenia.